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法人ポータル課／ 2022年度入社
SUUMOやHOME'S、自社ホームページからの反響に対応して、入居希望のお客様を各営業店舗につないでいます。お部屋探しのお客様がインターネット上で気になるお部屋に問い合わせをすると、私たちの部署に通知が届きます。その内容を確認して、メールや電話で回答をしていきます。コンタクトが取れたお客様で内見希望があれば、エリア担当の営業店をご紹介します。
お問い合わせの内容としては、空室確認と初期費用の確認、内見希望が多いです。他には「ペットは何匹飼えますか？」「駐車場は2台確保できますか？」といったものがあります。内見希望のお客様は、希望の日時を確認します。そのうえで、営業店スタッフのスケジュールを確認して、予定が空いていればその場で予約をします。急な来店希望の場合には、確認後に改めてご連絡をするようにします。お客様の都合のいい日と、営業店の定休日がどうしても重なってしまう場合など、調整が難しい時にはやり取りが長くなってしまうこともあります。短いと3～5回程度のやり取りで終わることも多いです。繁忙期は数えきれないほどのお問い合わせをいただきますが、閑散期は少ないと1日数件。
お問い合わせが少ない時は、社宅代行会社への対応や、サイト上に掲載するための写真撮影に出かけたり、物件資料を作成したりしています。基本的のお部屋は個人での契約ですが、会社での契約の場合もあります。大手企業の法人契約の場合には、契約を希望する会社と、私たち仲介会社の間に、社宅代行会社が入ることがあります。その場合には、社宅代行会社とやり取りをすることになります。会社ごとに契約のルールが決まっていて、家賃はいくらまで、広さはどのくらい等の規定に従い、実際に住む方に聞き取りをしてからの物件紹介です。個人契約と比べると時間がかかります。社宅代行会社からの問い合わせは、少なくても月20件ほど、繁忙期間はその7～8倍に増えます。
賃貸営業部は、来店のお客様に対して、お部屋の案内や契約業務、入居中のお問い合わせへの対応がありますが、私たちはその入り口部分を担当しているので、そうした業務はありません。私たちの部署にそうした問い合わせがあっても、トラブルになってはいけないので担当部署につなぐのみで、対応は行いません。あくまでも、最初のお問い合わせへの対応をする専門部署です。
賃貸営業部での業務も経験しましたが、まずは扱う書類の量が全く違います。基本的にはパソコンでの業務なので、契約書類をはじめとした書類が少ない。私は整理整頓が苦手なので、賃貸営業部にいたころは、机の上が「どしゃっ」って…。大変なことになっていましたが、今はそれが解消されました（笑）。お客様の情報管理もアプリ上で行うので、紙は不要ですし、部内ですべて共有ができます。お客様とのやり取りは、自分たちで記録をしています。他に大きく違うのは、動かないこと（笑）。賃貸営業部は直接来店もあるので、何かと動いていて1日席についていないこともありましたが、今は1日席にしかいない（笑）。時々、給湯室でストレッチをして気分転換をしています。
たくさんのお客様から多くの問い合わせをいただいているので、回答する内容に間違いがないか、問い合わせを取り違えていないかは必ず確認します。1回で何件もの物件にお問い合わせをいただくお客様や、何日にもわたりお問い合わせをいただくことも多いので。返信漏れにも気を付けています。せっかくお問い合わせをいただいたのに、返信がない、なんてことにならないようししています。やり取りしているお客様の対応が一段落すると、途中でやり取りしていたお客様が抜けてしまうこともあります…。
お問い合わせをいただいても、できないことは「できない」と伝えなければいけないこともあるので、丁寧な説明と対応を心がけています。顔が見えない中でのやり取りがほとんどなので。
十人十色。いろんなお客様がいて、いろんな問い合わせがある。「ペット可（小型犬1匹まで）」の物件に対して、中型犬・稀に大型犬の飼育希望、犬や猫以外のペットがいたり。でも、電話対応が主な部署ではありますが実は電話対応は得意ではない。必要なので、当然かけますが…。かけてしまえば大丈夫ですが、かけるまでがちょっと…。
秋田市内全域の物件についてお問い合わせを受けるので、賃貸営業部にいた時より多くの物件を見るようになりました。実際に行くことはないので、データ上だけですが…。物件名も聞き取りができるようになりました。それに、管理物件だけではなくハウスメーカーの物件も撮影に行くので、幅広い物件を知ることができています。
「おもしろさ」とはちょっと違うかもしれませんが、「やりやすさ」は、個人的には紙の業務が少ないこと。あとは、部署内の人が基本的に席にいるので、わからないことがすぐに聞けること。何かあれば相談しやすいです。
ゲームです！どんどん新しいのが出るので（笑）。ゲームをやっているか、本を読んでいるか、どちらかです。そこは学生時代からあまり変わりません（笑）。推しのグループのライブに行ったり、グッズを買ったりするのも楽しみです。
先輩たちが迅速かつ丁寧に対応しているのを見て、スピードアップが必要だと思っています。社宅代行会社への対応も先輩たちとはスピードが全然違います。少しでも対応時間を短くして、より多くの業務に取り組むことができるようにしたいです。それに、電話で話すときはそこまでではありませんが、メールだと言葉遣いの間違いが目立ちます。返信の文章を書いては消して…、の繰り返し。そこも精度を上げていかなければいけません。見習うところがたくさんあるので、もっと頑張りたいです！
設備の問い合わせも多いので、その分野の資格取得も視野に入れています。
